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> 10 questions sur l'intranet (top 10) |
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| 10 éléments de
réflexion avant de réaliser un nouveau site intranet |
| Bien qu’il n’y ai
pas une réponse définitive (et correcte) à toutes ces questions,
le fait de les explorer et de tenter d’y répondre pourrait vous
aider à éviter un nouveau désastre pour votre société. Evidemment,
avec 10 ans d’expérience dans le domaine des projets IT, nous
pouvons vous aider à résoudre ces défis… |
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| 1. Quel est votre stratégie
intranet à long terme, ou voulez-vous être dans 5 ans ? |
Pensez aux éléments suivants :
- les moyens multimédia dit « riches » (vidéo conférences,
internet2, …) la culture de votre entreprise
- l’environnement
de votre société (peut-être existe-il des impacts légaux
relatifs à la publication d’informations fausses ou trompeuses
et / ou à la politique de confidentialité ?)
- rotation du
personnel dans l’entreprise (mais aussi la vitesse à laquelle
les employés change de poste dans l’organisation), des impacts
au niveau du partage du savoir ?
- la direction comprend
elle l’impact qu’un tel projet peut avoir sur la culture
de la société et ses processus (aussi bien positifs que
négatifs), comprend elle que la facilité d’utilisation et
l’ergonomie demandent un engagement fort et moins de « politique
» (Indice : résolvez d’abord les aspects « politiques »)
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| 2. Pensez-vous utiliser cet
outil comme : |
- Un moyen de communiquer (vers
le bas) comprenant des directives et des indications (plus statique).
Si c’est le cas, avez-vous vraiment besoin d’un budget de 2
millions pour faire cela ?
- Un moyen de partager des « savoirs
» (plus dynamique). Indice : c’est l’avenir
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| 3. Maintenance |
- Quel est votre stratégie de maintenance ?
- Comment comptez-vous
ajouter, modifier, supprimer du contenu de votre intranet
?
- Qui est responsable de cette tâche (Indice : les statistiques
de votre site ne sont pas suffisantes… Pensez à la mesure
« touches (hits) par page » : cela vous donne il une information
sur la qualité du contenu ? Non. Cela vous dit-il si la
page est placée au bon endroit ? Non. Cela vous donne il
une information sur le créateur de ce contenu ? Non.
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| 4. Recherche |
- Quel outil de recherche allez-vous utiliser ?
- Quel est
l’impact de cet outil sur la taxonomie (ou taxinomie) que vous utiliser
d’une manière quotidienne ?
- Comparé à Google, comment fonctionne
cet outil ? (Indice : il serait futé d’avoir quelque chose
de proche, d’un point de vue fonctionnel et ergonomique)
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| 5. Impact sur la culture d’entreprise
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- Qu’allez-vous faire pour récompenser les bons auteurs
de contenus, les personnes qui contribuent à l’intranet,
les chroniqueurs ?
- Qu’allez-vous faire pour punir les mauvais
?
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| 6. Approbation des contenus
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- Avez-vous planifié un processus pour publier du contenu
? (Indice : si oui, pensez-vous vraiment que vos employés
s’ennuieront à passer à travers des étapes de validation
lorsqu’ils peuvent disséminer de l’information en utilisant
l’email sans le moindre contrôle ?)
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| 7. Architecture de l’information
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- Quelle structure allez-vous utiliser pour votre intranet,
une qui reflète l’organigramme de votre société ou une qui
s’approche des tâches de vos employés ?
- Que ferrez-vous
lorsque la direction réorganisera la société ?
- Avez-vous
fait un exercice de « card sorting » pour tenter de comprendre
la représentation de l’organisation de l’information que
les employés ont (« mental model ») ?
- Pouvez-vous clairement
différencier les information intra-départementales (celles
qui restent dans le département) des informations extra-départementales
(communiquée vers les autres départements) ?
- Qu’en est-il
des informations et des applications transversales ?
- Ou
placerez-vous (le cas échéant) des informations sensibles
et à public restreint ? Indice : ce n’est pas forcement
une bonne idée. Si c’est le cas, comment allez-vous gérer
les identifiants et leurs mots de passe, ainsi que la liste
des contenus protégés auxquels ceux-ci ont accès ?
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| 8. Processus de la société
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- Quel sont typiquement les tâches des employés que vous
chercher à faciliter sur votre intranet ?
- Ces tâches, une
fois supportées, vont elles augmenter la productivité ou
permettre de faire quelque chose plus vite en utilisant
l’intranet (réserver une salle de conférence, un hôtel,
commander des fournitures de bureau, …) ?
- Indice : souvenez-vous
que l’intranet est ici en compétition avec l’email et le
téléphone, c’est là cependant qu’on trouve les meilleurs
retour sur investissement et la plus grande attractivité
pour la plupart des utilisateurs si ces outils sont utiles
et utilisables !
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| 9. Team |
Avez-vous le bon team pour réaliser ce projet ? Pensez
aux compétences indispensables en matière de :
- expériences préalable avec des projets intranet précédents
- ergonomie
- technologies
- « design » et compétences graphiques
- architecture de l’information
- processus de l’entreprise
- gestion et partage du savoir
- gestion de projet
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| 10. Outils et software |
- En sachant que votre intranet est en compétition directe
avec l’email et le téléphone, qu’allez-vous proposer pour
le rendre au moins aussi attirant ?
- Indice : plus attirant
donne à votre intranet une chance de survie.
- Avez-vous considéré
l’ « open source » comme solution alternative aux outils
propriétaires ?
- Dans le passé, vos employés ont-ils utiliser
d’autres outils, si oui, lesquels ?
- Indice : si cette réponse
est positive, il serait sûrement habile de leur proposer
quelque chose d’encore meilleur avec plus de fonctionnalités
que ceux qu’ils ont choisi jusqu’ici.
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| Et finalement, avez-vous intégré
à votre processus de sélection les réponses aux questions figurant
ci-dessus ? |
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Un certain nombre d’éléments n’ont
pas été abordé dans ce document. Il est assez difficile de résumer
en 2 pages 10 ans d’expériences et plus de 200 pratiques exemplaires
relatives à ce sujet…
Encore un commentaire important: répondre à ces
éléments sans considérer leurs effets sur
les autres ne serait pas très sage. Ils doivent interagir
entre eux d'une manière globale, d'une manière
qui a, et qui crée, un sens et une vision générale.
Nous serions heureux cependant de partager ce savoir en la matière.
Contactez-nous ou visitez la section
service pour en savoir
plus… |
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P.S. Liste non-exhaustive des
éléments "évités":
- accès
externes à l’intranet
- pratiques exemplaires concernant
le design
- pratiques exemplaires concernant la navigation
- organisation en fonction des géographies ou des départements
- sites multilingues
- cadre concernant la validité des contenus
dans le temps
- abréviations de la société
- …
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